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机关文书管理规定 为使文书管理制度化，提高文书处理的质量和效率，特制定本规定。
第一章 总则 第一条 本规定所称文书管理，指总管理处各部、室、中心与外界来往的文书（包括电报）及关系机关（含机关内部）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。
第二章 承办部门 第二条 机关各部门与外界来往文书的收发由总务部门统一办理，各机关所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第三条 管理部门 1.总务部门的文书，以机关办公室或管理处为管理部门;业务部门的文书，则以各业务部门的最高主管部门为管理部门。
2.各机关所在地与外界来往之属地区性文书，以其所在地之办公室或管理处（或总务部门）为管理部门。
3.关系机关各、部门间来往文书，原则上以处、部以上部门为管理部门。
4.管理部门应指定人员负责来往文书的核对及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
第三章 行文 第四条 行文类别 1.函：发布规章或临时性规定及对机关团体、机关内各部门间行文使用。
2. 公告：
就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
3.便函：关系机关内各部门间业务接洽时使用。
4.签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
5.电报：业务处理须以电报行文时使用。
6.表格式公文：政府机关规定的表格式公文及单位人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
7.其他：
（1）司法文书，依据司法部门规定程序实施;诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施; （2）会议记录及例行表报等不必发送的行文。
第四章 文书处理程序 第五条 文书分类 1.机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
2.A 类：凡关系重大，足以影响机关权益的文书，应呈机关主管核阅后始得以公文办理。
3.B 类：一般文书及经常性业务往来文书。
4.C 类：一般通知或参考性的函件无须呈批者，仅登记公文直接
交经办部门处理后归档。
5.其他类：与机关业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件，无须收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第六条 收发文登记单 1.第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
2.第二联为催办单，于送经办部门签收后，收发人员回收，按处理期限或待复日期的先后次序整理，按日核对催办。
3.第三联为主管催办单，经办部门主管于交办后留存，按处理期限或待复日期的先后整理，以备随时稽催督导用。
4.第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
5.第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权批示的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第七条 收（发）文字号的制定管理 1.对外行文的字号：
（1）机关：
X1;X2（X3）总字第 OOOO 号。X1;X2 为机关简称; X3为地区别，不需分地区者省略; OOOO 为机关收（发）文流水号; （2）事业部（含直属部门）：
X1X2（X3）X4 字第 OOOO 号（X4为事业部或直属部门代号，由各部门办公室制定管理）。
2.对关系机关行文的字号：
（1）由各部门办公室统一制定管理;
（2）各部、室、中心，由机关办公室统一制定管理。
3.收（发）文编号：
（1）由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
（2）复文以收文号码为发文号码，如有两号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
（3）主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
第八条 收文 1.登记、分文 来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
2.文件的分发 收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订。其余第二、四、五联连同来文以“分文专用卷宗“送交经办部门主管，核定“要”、“否”答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理，作为文件催办之用。
3.文件交办 经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记人“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期的先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
4.文件处理 （1）经办人办理文件时，应将拟办或复文拟稿签呈主管批示; （2）经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要联记要栏〔如不敷使用时，得以“文书签办单“补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理〕，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈批示后，送打字、校对，再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件批示后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案; （3）收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联时：
①如无须复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联，将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人; ②如须复文者，将复文及复文稿送请监印人员用印后，将复文封发投邮;来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号，填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催），再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以将复文底本留存。
（4）来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收，不应随文传递。
第九条 主动发文
1.拟稿、登记 经办人以公文稿笺拟妥文稿，填写“收（发）文登记单”一式五联，呈部门主管并与核稿人员会商，经批示后送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
2.发文处理 收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”（一式五联），即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订;无须待复文件，第二、三联即于销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催;第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第十条 外界复文的处理 收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
第十一条 关系单位来往文件之行文方式 1.正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无须复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：
（1）主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续; （2）机关各部、室、中心相互行文，由受文机关办公室或部、室、中心文书管理部门办理收文，转交所属部门时，所属部门免办收文手续; （3）受文部门依前两项的规定免办收文者，仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
2. 以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。
3.各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印，延误时效。
第十二条 业务接洽便函之处理 1.发文 经办人发文时，应将接洽内容填写于“业务接洽便函”第一联，呈请主管批示后另依式填写三联，连同第一联呈主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收（发）文编号登记表”，再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函“第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期的先后整理，以备稽催。
2.收文 受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记入“收（发）文编号登记表”，将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将第二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。
3.复文 经办人收到来文后，应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限（如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理），经主管批示后，依式填写于第二联，一并呈主管签署，再由收发人员转请用印，并抽出原暂存之第四联转让销案或加注待复日期，将第二联送交受文部门（原发文部门），第三、四联编定档号填记于档告栏后;第三联依其类别归档;第四联依收支流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理，以备稽催。
4.回文处理 发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间;第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限，送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档告栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档。如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。
第五章 文书处理方式 第十三条 文书结构 1.公告;以“主旨”、“依据”、“公告事项”三段式斟酌运用。
2.函、签呈：以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”四段式斟酌运用。
3.业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
4.采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。第十四条 信函处理 1.指名由机关工作人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还;未能确认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。
2.指名部门主管以上人员的信函，直接送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。
第十五条 签呈处理 经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
第十六条 合约处理 1.订立或修改合约时，经办部门拟稿后、批示前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。批示后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
2.固定格式的合约书其原稿应依前款规定，经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数，呈准后直接送请用印。
3.合约书签约代表人及原稿、正本的保管部门规定。保管部门收到合约书正本后，应立即贴足印花并于销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
第十七条 副本及图书处理 副本视同正式文书，应依规定处理、归档;各类图书应指定部门
集中管理。
第十八条 电报处理 电报视同文书，依本规定办理。第十九条 文书处理要点 1.经办文书时，遇有关系重大、足以影响机关权益的重要文件，应将正本妥为保藏。
2.为利于文书处理并达分层负责之目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿，随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。
3.经办、会稿、核稿等人员的签名，应清晰可辨，不得潦草难认。
4.经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门，应照会办处理，会稿案件会办部门应按速件处理。
第二十条 文件处理期限 1.收发人员收文后，原则上应随到随送，于文到一小时内送交有关人员，不得积压。
2. 分文人员的分文日期，由各部门视其收文数量自行制定。
3.经办人员的处理期限。
（1）速件、电报、机密文件等应随到随办，以文到一日内处理完毕为原则。
（2）一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。
（3）来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。
（4）计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等
特殊案件，部门主管应料酌实际需要分别规定其处理期限。
（5）监印人员原则上于当天完成用印。
（6）文件归档，应日案日清，最迟不得逾两日。
（7）签呈案件，按分层负责的执行层次，由各部门自行制定时限。
第二十一条 文件稽催 1.经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
2.收发人员应按日检查催办联。到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再等一天仍不见办妥销案者，即以“文书催办单”一式两联，送经办部门主管并由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”。并经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催。收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
第二十二条 发送方式 文书发送方式分为专送、邮寄（平信、限时、挂号、航空）。电报（寻常、加急、书信、打字）及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
第二十三条 文件递送 1.呈阅文件的递送方式 文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件，以浅灰色卷宗递送; 如系机密、紧急或 A 类案件，则以橘红色卷宗递送。
2.部门间文件的递送
（1）发文及受文部门在同一机关内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请受文部门签收后取回稽催; （2）发文及受文部门不在同一机关者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区分别以部（室）为单位，装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门的部、室名称，不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。