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2030电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）
盗传必究 一、单项选择题I请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分．共10分）
1．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？( ) A. 初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信 2．社交场合很讲究次序礼仪，一般( )。
A. 以右为次 B．以右为尊 C．以后为次 D．以左为尊 3．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；
另一是具有( )，了解要求约会者的心理。
A．社交的能力 B．说话的技巧 C．听话的能力 D．听写的能力 4．以下关于文员在差旅预订工作中的行为，哪一项是不适宜的？( ) A.飞机票预订时，与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人 B．预订火车票时，首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C．如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话 D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 5. 文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？( ) A. 不要再让上司接触医疗检查，从而减轻上司的患病心理负担 B．日程安排相对紧凑一些，从而把上司因生病耽误的时间迅速补回来 C．暂时不要给上司安排任何职务活动 D．注意安排好上司的饮食 6．一般而言，在办公室里，( )的位置是上座。
A. 离入口最远 B．离人口最近 C．靠近门口 D．靠近窗户 7．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？( ) A．最好到价格便宜的商店去购买办公用品，质量并不重要 B. 作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支 C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 8．以下哪些接打电话的行为是不正确的？( ) A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B．给上司的来电留言，应正面朝下放在他的办公桌上 C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 9．邮件的寄发不要考虑以下因素( )。
A. 时间 B．便利 C．经济 D．爱好 10．关于握手的礼仪，下面说法错误的是( )。
A．一般以3秒为宜 B．右手握手是最普遍的握手方式 C．一般社交场合握手不可太用力 D．为了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手相握 二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题1分，共10分）
11．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( × ) 12．文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。( × ) 13．正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧。( √ ) 14．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；
若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( √ ) 15． 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( × ) 16．上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。( √ ) 17．交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
( √ ) 18．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(× ) 19．社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。( √ ) 20． 文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。( √ ) 简答题（每小题10分，共20分）
21．简述办公室的四种含义。
答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。（3分）
(2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。（3分）
(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。（3分）
(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。（1分）
22．制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？ 答：(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。（3分）
(2)文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。（3分）
(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。（2分）
(4)要核实用印份数，超过份数的不能盖印。（2分）
四、设计题（每小题15分。共30分）
23．设计一份电话记录单。
24.当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？ 答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”（3分）
(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。（3分）
(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生（女士），现在已经来了”。（4分）
(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生（女士），真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。（5分）
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25．案例题一：
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果丽位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；
而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ 答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；
(4分) (2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；
(2分) (3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；
（3分）
(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；
（3分）
(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。（3分）
26．案例题二：
公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员．小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了． 一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席．” 星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了．9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中2个说，他们已经约好客户在10：00见面．到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴．公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满， 问题：你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？ 答：(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备一份名单；
（2分）
(2)打印好书面通知；
（2分）
(3)在3天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人；
（2分）
(4)通知不能只写在布告栏里，可能不被人注意；
（2分）
(5)通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点；
（2分）
(6)应详细写清会议内容，应做好哪些准备；
（2分）
(7)应提前到会议室做好准备，做好签到工作；
（3分）