网站地图
【www.scfx8.com--专业技术个人总结】
浅谈秘书如何提高口语表达能力 随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书开始以一种全新的方式来适应工作需要。在大的时代背景下，商务秘书在工商企业、文档管理、人事管理、文秘以及协助组织高层管理人员或行政事务中，扮演了无可替代、作用发挥独特的重要角色，体现了工作的特殊性。因此，商务秘书从事人员要注意对自己多层次多环节的综合提高，树立正确的角色认知意识，将各种增强途径变成自身能力。本文将从商业秘书增强口语表达能力应该注重的基础方面、重要途径、重要方法和重要技能等几部分重点叙述，深化对新形势下商务秘书工作的认识与发展趋势。
一、商务秘书及其口语表达能力 （一）商务秘书的概念及其主要职能 商务秘书指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，等等。
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高，他们从官职型向职业型、复合多能型转变。卓有成效的为企业经理层服务，高标准，高效率的完成本职工作。而目前全国大多数商务秘书人员没有经过专门的培训和考核，只能维持一般性的文秘工作职责。很多不具备现代商务秘书应具有的素质。为了培养具有现代秘书意识和技能，能适应社会主义市场经济发展需要的秘书人才。为此中国商业联合会从2003年开始对全国商务秘书人员进行统一的培训和考核。商务秘书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
（二）口语表达能力在商务秘书日常工作中的重要性 商务秘书这个职位在企业里占据着十分重要的位置，而秘书人员的口语表达，在商务活动中同样有着十分重要的地位。因此，现代社会，商务文秘人员口语表达能力的高低，是衡量文秘人员工作能力的主要标准。
口语在日常生活中的应用，是有讲究的，说话也是要讲技巧和艺术的。社会中的人们通常都喜欢那些幽默风趣，又有内涵的话语。我们说一个人很健谈，通常是说他在表达方面的能力特别强。当然，这是需要高尚的情感和渊博的学识做基础的。作为文秘人员，更是要注意口语表达能力，既要重视话语的质量，也有重视话语的技术性。因为商务秘书的口语表达涉及到商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策等众多方面的工作，因为工作性质决定学习内容，所以，商务秘书必须通过各种渠道训练自己的口语表达能力，以更好的胜任本职工作。
二、商务秘书在口语表达方面应具备的能力 商务秘书要想提高自己的语言表达能力，成为语商①很高的语言天才，就应具有以下六大能力：
首先是听的能力听是说的基础。要想会说，建议你养成爱听、多听、会听的好习惯，如多听新闻、听演讲、听别人说话等，这样你就可以获取大量、丰富的信息。这些信息经过大脑的整合、提炼，就会形成语言智慧的丰富源泉。培养听的能力，为培养说的能力打下坚实的基础。
其次是看的能力多看可以为多说提供素材和示范。你可以看电影、书报、电视中语言交谈多的节目，还可以看现实生活中各种生动而感人的场景。这些方式一方面可以陶冶情操、丰富文化生活，另一方面又可以让你学习其他人的说话方式、技巧和内容。特别是那些影视、戏剧、书报中人物的对话，它们源于生活、高于生活，可以为你学习说话提供范例。
再次是背的能力背诵不但可以强化记忆，还能训练你形成良好的语感。不妨建议你尝试着多背诗词、格言、谚语等，它们的内涵丰富、文字优美。如果你背的多了，不仅会在情感上受到滋润、熏陶，还可以慢慢形成自己正确而生动的语言。
接下来是想的能力想是让思维条理化的必由之路。在现实生活中，很多时候我们不是不会说，而是不会想，想不明白也就说不清楚。在说一件事、介绍一个人之前，建议你认真想想事情发生的时间、地点和经过，想一想人物的外貌、特征等。有了比较条理化的思维，你才会让自己的语言更加条理化。
最后是编的能力和说的能力会编善说是想像力丰富、创造力强的标志。建议你养成善于编写的好习惯，这对提高你的语言思考和说话能力有着积极的作用。
说是语言表达能力的最高体现。只有多说，你的语商能力才会迅速提高。
商务秘书增强口语表达能力的基础 （一）丰富的知识 秘书处于联系内外、上下、左右的中枢地位，要求秘书人员必须具备广博的文化知识，成为知识相对渊博的杂家和通才。广博的知识面主要包含相关的社会科学知识，如经济、法律、政治、行政、社会学等；
相关的人文科学知识，如哲学、历史、文学、艺术等；
相关的自然科学知识，如数、理、化、生及自然辩证法等。博与精是知识大厦纵横两部分的构件。作为商务秘书应该懂得，博是精的基础，精是学习的方向；
博离开了精就会变成杂，精离开了博就会变成孤。正确的途径是把博和精结合起来，形成最佳知识结构。
同时，秘书人员更要精通秘书工作，坚持深入秘书工作的第一线，充当秘书工作的行家里手。秘书的学识渊博，工作内行，将会为增强秘书的口语表达魅力打下坚实的基础，它是一种无声的号召，它将对其他同事产生潜移默化的影响，从而促进秘书人员更好地为其工作而服务。比如，秘书在为领导人写讲稿时，就要明确讲稿的目的，选择什么样的方式，这是对讲稿全面的构思。构思完讲稿的结构，就要注意语言，讲稿虽然是以书面的形式呈现出来，但是这只是一个稿子，呈现的只是在领导的面前。真正的呈现在大众面前时，是领导的讲演，因此，这就要求文秘要具有深厚的文字功底和对语言的把握、操控能力，这样才能使书面材料与演讲结合的恰到好处，浑然天成。
商务秘书应具备的知识主要包括以下几个方面：
1.基础知识。基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识的前提条件。基础知识越扎实，学习其他知识就越容易。秘书应学习马克思主义哲学、政治经济学以及科学社会主义，从而树立正确的世界观、人生观、价值观，能运用马克思主义的立场和方法论思考问题和解决问题。现代商务秘书要关注时政新闻、经济新闻、科技新闻，培养自己的政治敏感度和科学素养。外语也是商务秘书必不可少的一项技能，应做到能与外国人进行简单的交流沟通能力，能够看懂不十分复杂的外文资料，并可书写简单的外文函电。涉外秘书人员，更要精通至少一门外语，具备良好的外语听、说、读、写、译的能力。计算机是现代办公的必备工具，秘书人员应掌握办公自动化软件，能熟练运用WORD、EXCEL、POWERPOINT等工具。加强计算机知识的学习和现代办公技能的培养是秘书人员走上工作岗位的必由之路。
2.专业知识。主要包括文书写作、办会知识、办公室日常事务、档案管理知识、信访、督查、信息工作、接待等知识。秘书的专业知识虽繁杂但具有规律性，书本上只能对每项工作进行描述，具体情况还应在工作实践中一一学习体会。
3.相关专业辅助知识。秘书应具备的相关专业辅助知识主要指管理类、财会类和法律类，根据秘书工作的特点其中每一类不应泛泛地学习，而是有所侧重。
对于商务秘书来说，首先应学习的是管理类知识。目前多数公司都是“有限责任公司”，秘书应知道公司的组织结构，熟悉公司的基本情况，包括公司的历史、发展过程、注册资本、领导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服务的价格、年销售额、员工总数等，了解公司所在行业的基本情况。商务秘书还应具备人力资源管理知识，学习人力资源中的招聘与面试、新员工的试用与合同签订、员工福利、人事档案管理、员工的考勤与加班工作。商务秘书要掌握市场营销常识，了解市场调查程序、产品策划方法、价格制定原则、渠道政策的制定等。其次是财会类。会看财务报表，懂得一些财会常识，能够看懂资产负债表和损益表，懂得相关术语。最后是法律类，主要包括公司法、合同法、劳动法、商标法等，秘书应熟悉这些法律条文的基本内容和主要条款。
（二）深邃的思想 深邃的思想孕育于丰富的知识当中，它能给人敢打敢拼的活力、百折不挠的毅力、夺金折桂的魄力。对于秘书来说，深邃的思想就更为重要了。如果一个秘书表达的内容没有多少思想内涵，是很难想象出他的口语表达具有什么魅力了。那么，秘书人员要怎样才能使其口语表达具有深邃的思想呢？ 秘书要有深邃的思想，在努力学习好理论知识的同时，应重点把握好两个方面：一是认识要深。认识不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，还能根据事物发展趋势有所预测。认识事物最重要的一点，就是把看到事物诸多方面的现象，联贯起来思索，从整体上加以分析。二是观点要新。新的思想和观点，不是“闭门造车”，别出心裁，更多的还是对实践中提出的问题有所提炼、概括和升华，使之成为自己的思想，从而提升自己的思想内涵，并在口语表达中灵活运用。
（三）灵活的智慧 拥有智慧的秘书，他不仅可以发现许多不为人知的人世背景而且还可以增强其口语表达的魅力。智慧是一套严密的知识体系，它告诉我们：灵活的人类是一种具备灵魂、充满灵性与情感的生命，是拥有认知能力、思维能力、判断力、记忆力、想象力、忍耐力与审美能力等在内的高级智能型生命。因此，所谓灵活的智慧也可以理解为具有较高的情商②，商务秘书在工作中应具备它包括自我认识能力、管理自己情绪的能力、自我激励能力、协调能力和对挫折的承受能力。在职业竞技场中，情商决定发展，秘书要在工作中有所建树，必须提高自己的情商。
四、商务秘书增强口语表达能力的途径 （一）涉猎群书。培根说：“读书足以怡情，足以博彩，足以长才。其怡情也，最见于独处幽居之时；
其博彩也，最见于高谈阔论之中；
其长才也，最见于处事判事之际。”几句简单的话就道出了读书最大的好处。
毛泽东主席挑选秘书一个重要的标准就是“好读书，有学问”。他认为：“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西；
没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。”③由此可看出涉猎群书对于秘书人员的重要性。读书是丰富秘书人员语言的重要途径，秘书要广泛阅读中外佳作，要多读书，读好书，从中汲取语言营养，借以丰富自己的语言。学习语言，增强秘书口语表达魅力，需要日积月累。积蓄语言，应随时留心，广泛阅读，见到有用的就记、就学，坚持下去，必将会成为口语表达的行家里手。秘书要通过广泛的阅读，从古今中外的佳作中学习好语言，为增强秘书口语表达的魅力打下良好的语言基础。
就秘书专业方面来说，秘书应该阅读《秘书国家职业标准》、《秘书国家职业资格培训教程》等国家统一编订的，具有规范性的图书。而且从商务秘书增强口语表达能力的角度来说，林伟贤老师的《魅力口才》、杂志《演讲与口才》、高铁军老师的《卡耐基口才学》等专门培养口语表达能力的书籍更是必不可少的。在此基础上中外四大名著、中外名人自传等都是秘书的必读书目，秘书应通过阅读来丰富自己的知识储备库，同时利用他们在与人交流中的经验来应对自己在实际工作中所遇到的问题。
（二）向人民群众学习优秀语言。秘书要在生活和工作中向人民群众学习语言，而群众语言极其丰富、生动、活泼，富于表现力，每一个有志于提高说话能力和增强口语表达魅力的秘书，要利用一切可能的机会， 多接触群众，多留心群众语言，吸收、记忆、消化，使它融于自己的语言中，切实增强口语表达的魅力。
（三）在秘书实践中学。秘书要增强口语表达能力，不仅要广泛阅读、向人民群众学习，还要在秘书实践中学习。在秘书实践中，秘书经常需要用口语表达的方式来处理事情，传达信息，这就更需要秘书人员在秘书工作实践中积极学习好、利用好增强口语表达魅力的途径和方法。
五、商务秘书增强口语表达能力的方法 良好的口语表达能力表现为:目的明确、中心突出、语言规范、口齿清晰、语言温和、富有激情、说话得体、符合身份。
（一）多用礼貌语。 使用礼貌语是人类文明的一种表现，它表示出对人的尊重．能使对方感到亲切、愉快。在日常交往中始终运用礼貌语，能给人以文明、有教养的印象，有利于双方心理上的接近。礼貌语常用的有：问候致意，如“您好！”、“早上好!”、“下午好！”、“晚上好！”等等；
欢迎语 如“欢迎您”、“见到您真高兴”等等；
礼请语，如“请进”、“请坐”、“请讲”等等；
道谢语，如“谢谢”、“感谢您的帮助”等等；
致歉语，如“对不起”、“不好意思”、“给您添麻烦了”等等；
告别语，如“再见”、“下次再会”等等。
（二）多用赞美语。赞美语指夸奖、称赞、肯定对方的言辞。人人都有自尊心，都希塑得到别人的尊敬，秘书应当了解人们的这一普遍心理。交谈时对对方的成绩、良好品德、行为、态度予以肯定、称赞，让对方的自尊心得到满足，为交谈创造良好的气氛，俗话说：“一句话能使人笑，—切话能使人跳”，同样一件事，使用赞美语评价和使用否定语评论，效果会截然相反。比如，某厂研制出一种新产品，上级部门称赞这一产品“达到了国外90年代初期的先进水平”，该厂的员工当然感到高兴、自豪；
反之，如果评论这一产品：“落后于世界先进水平10年”，厂方必然不高兴。 赞美语不仅仅用来肯定对方的成绩、品德等，也常见于评价对方的容貌、仪表等。比如，秘书对体胖的女性称她丰满，对体瘦的男性称为精神，对脸庞阔的客人称开朗，踏进客人住处时说一句：“房间收拾得很干净”，都易于被对方接受。只要不是肉麻的吹捧、不合事实的阿谀奉承，使用赞美语就多多益善。
（三）多用鼓励语。在与公众交谈时，不要直通通地否定对方的讲话，如“不对”、“你弄错”、“这绝对不行”、“你的话没有价值”等等。这类话刺激了对方的感情，伤害了对方的自尊心，使他对你产生抵触情绪，对你下面的解释、说明听不进去。如果改用对他说话中合理部分加以肯定，鼓励，如：“你说的话有一定道理”、“你的话中有一些是事实”再指出他讲话中的缺失，他就容易接受。至于在奉命交代某人办某项事时，更要注意运用鼓励语，使对方鼓起信心，激起勇气，怀着受到领导看重的良好心态去完成工作。比如，某厂一车间主任受命你指示一位工人：“那台机器坏了，你必须在明天早上上班前修理好，不然影响了明天的工作，要扣你奖金！”工人一听就跳了起来：“什么，一开口就扣奖金，口气好凶，老子不买你的帐，明天去请病假，看你能把我怎样！”一开口就谈崩了。厂办秘书知道后，马上去找那位工人，温和地微笑着说：“机器坏了，影响生产，大家都很着急。厂领导商量后认为，你最有把握修复它，所以，让我转告你，请你辛苦一下，加班修好它。”工人听了，转怒为笑，爽快地答应：“既然厂领导这样看得起我，那就请他们放心吧，明天上班前我一定修好它。”鼓励性的语言收到了理想的效果。
（四）语言要幽默。幽默的言辞能使交谈富于情趣，增添欢声笑语，活跃气氛，化解尴尬局面，融洽双方关系，且能给对方留下深刻而美好的回忆。因此，在讲话中要善于运用幽默语，插入些成语典故、笑话，当然，要做到信手拈来，贴切自然，内容健康。 某局在春节前几天接待了兄弟单位的一个参观团，在接待室就座时，一位客人不慎将沙发前的茶几玻璃撞落地上，碎成一堆，顿时，场面颇为尴尬，一片静寂。接待的秘书立刻笑着说：“春节将临，要除旧迎新，客人们为我们带来了好兆头，明年，我们看来一定会有新成就”。一句话说得全场一片欢笑，尴尬的场面被—句幽默话轻易化解了。
（五）委婉含蓄。有些工作具有保密的性质．对客人提及的一些属于组织机密和商业秘密的话题，既要保守机密，又要顾及对方的自尊和感情，要尽量软化语言，委婉曲折地回答，避免言语带有刺激性。在某些情况下，话不得不说，但又不能直说，还要让对方听得懂，这时就需要采用委婉含蓄的语言。委婉含蓄的语言的作用不可低估，但说话时也要采用得体的婉言。得体的婉言，能表明秘书的善意和对交谈对象的尊重，体现说话的策略和技巧，显示一种文明和高雅的风度，是一种受欢迎的说话方式。当然，如果一味地用婉言，不管说话对象、场合，一律用婉言，该直截了当说话时，却在绕着弯子，就会适得其反了。
（六）体态语。语言表达除了有声的口语以外，还有无声的体态语。体态语包括首语、手势、坐姿、站态、走态、眼神、表情和双方距离的远近等。体态语是表示思想和感情的一种微妙的语言，秘书要懂得和善于使用体态语。比如，双方交谈时，上身前倾，表示谦恭、热情而有兴趣；
微微欠身，表示恭敬；
上身后仰，显得若无其事和轻慢；
侧转身体，表示轻蔑、厌恶；
背朝对方，则表示不屑理睬；
至于拂袖而去，自然表示不欢而散或者绝交。首语指点头和摇头。绝大多数国家以点头表示肯定、同意，摇头则表示否定、反对。交往中双方距离的远近能表示出不同的感情。比如，拥抱和亲吻表示亲热，并排而坐、握手攀谈表示亲近，对面而坐常是一般的业务交谈等等。在日常交往中，适当的距离能给人一种安全感和归属感，相反，会被视作是一种侵犯、干扰，引起对方的不安、厌恶。秘书与公众交谈时，应当注意这一 点，有利于双方之间形成一种适宜的心理气氛。
(七)用心沟通。人与人之间进行思想交流，情感沟通，最直接最方便的途径就是语言交流。一个善于说话的秘书，通过出色的语言表达，可以使人产生好感，结成友谊；
可以使人际矛盾得到化解。而一个不善于说话的秘书，往往得不到他人的认可，从而成为一个孤独寂寞的人。因此，秘书人员在必要时还需要说一些打动人心的话，用心真诚的与人沟通。
六、商务秘书在口语表达方面应具备的技巧 （一）修辞精美。中国现代修辞学大师陈望道④先生在《修辞学发凡》⑤中指出：“修辞以适应题旨情境为第一要义。”成功的言语交际，往往是在“适应题旨情境”下完成的。在秘书的口语表达中，掌握一定的修辞艺术，会有效地提高语言表达能力，从而实现有效的沟通。精美的修辞是口语表达的绿叶，精美的修辞是口语表达的精神与灵魂，它能使你的口语表达放出耀眼的光芒。在秘书的口语表达中，掌握一定的修辞艺术，会有效地提高语言表达能力，从而实现有效的沟通。
（二）声音悦耳。声音是一项非常重要的沟通工具，作为秘书人员，一定要认识到声音能够清楚地表明你是谁，并且决定了外界如何倾听你以及怎样看待你。许多秘书人员， 既有着前进的能力， 也有着前进的动力，但却因为一个普通的“口语表达”问题阻碍了自己的成功之路。
秘书要拥有悦耳、耐听的声音，必须要注意节奏感、音量以及说话的速度，语气要和缓， 声调要有抑扬顿挫，速度不应太快或太慢，吐字要清晰，应尽量让自己的声音更加悦耳，让自己的口语表达更具不一样的魅力。
(三) 词汇丰富。领导者口头语言要力求运用描绘性的、富有表现力的、准确而生动的词汇，娴熟使用专业词汇、成语、俗语，这样才能激发公众的热情，唤起公众的想象，并得到公众的信赖。
（四）句式丰富。为了加强口头语言表述效果，商务秘书口头用语应注意句式的变化，可用单句，也可用复句；
可用陈述句，也可用感叹句；
可长短句交错，也可倒装、前置。句法参差有致，听起来就自然和谐。
（五）节奏丰富。抑扬顿挫、高低起伏的语音，能给公众以美的享受。秘书与公众对话或主持会议、商务洽谈时，应当注意音量、音质、音色的变化，有时舒缓徐慢，有时高亢激奋，有时停顿间歇，有时一泻千里，这样才能牵动公众思绪，扣击对手神经。