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篇：南京市数字档案室建设规程南京市数字档案室建设规程》
发布日期：2012-04-24 15:26:00
字号：[ 大 中 小 ] 信息来源：
关于印发《南京市数字档案室
建设规程》的通知
各区（县）档案局，各有关机关、企事业单位：
为进一步推进我市档案信息化建设，落实《南京市档案信息化“十二·五”发展规划》、《南京市“智慧档案”建设规划》中“有序启动数字档案室建设”任务的要求，结合我市实际情况，在征求了市局（馆）信息化领导小组、各区（县）档案局和有关单位意见并修改的基础上，形成《南京市数字档案室建设规程》（以下简称《规程》）。现将《规程》印发给你们，供各单位参考。
数字档案室建设应坚持“统筹规划、项目带动、保证安全，稳步实施”的原则，以实现在“双轨制”环境下对电子文件和电子档案进行有效管理为目标，全面提高各级档案部门对电子文件和电子档案的综合管理能力，全面改善对本单位中心工作的保障能力和服务效率，进一步促进南京档案信息化建设持续、快速、健康地发展，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，为构建社会主义和谐社会和建设“幸福都市”、“智慧南京”，提供全方位档案信息服务。
各单位要充分认识到数字档案室建设是各单位信息化建设的重要组成部分，是档案管理现代化的必然要求，是数字档案馆建设的必备基础，应将数字档案室建设纳入本单位的信息化建设总体规划，并从人、财、物等方面给予必要的保障。各单位应参照本《规程》，结合本系统、本行业上级业务主管部门的有关规定和本单位的实际情况确定各自数字档案室建设的具体方案。
市档案局负责全市数字档案室建设的业务指导和服务，以及检查和专项验收工作。
日
二〇一一年十二月二十
前 言
数字档案室建设是数字档案馆建设的基础，是档案信息化建设的重要组成部分。为指导和规范各单位数字档案室建设，保证数字档案信息的安全保管、规范使用和有效管理，特制定本规程。
本规程由南京市档案局提出并组织起草。
数字档案室建设规程
1.范围
本规程包括数字档案室建设的基本原则、内容构成和技术要求等。
本规程适用于我市各级机关数字档案室建设。国家、省驻宁单位、企事业单位可参照执行。
2.术语
数字档案室：在统一的标准规范下，利用现代信息技术，以保证电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性为基础，对各类电子文件的收集、归档、整理、保管、利用全过程，实现文件和档案一体化管理的虚拟档案室。
3.规范性文件
3.1 执行标准：
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《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）
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《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）
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《中国档案机读目录格式》 （GB/T 20163-2006）
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《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008） l
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）
l
《非关系型数据格式标准(征求意见稿)》
l
《电子文件全程管理系统测评规范(征求意见稿)》
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《电子文件全程管理业务需求指南(征求意见稿)》
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《电子文件全程管理基础数据标准(征求意见稿)》
l
《电子文件全程管理应用接口规范(征求意见稿)》
l
《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）
l
《档案著录规则》（DA/T 18-1999）
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《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）
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《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
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《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）
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《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)
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《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）
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《文书类电子文件元数据方案》 （DA/T 46-2009）
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《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）
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《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）
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《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB 32/505-2002）
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《数字档案馆建设规程》 （DB 32/T 1892—2011）
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《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》
（DB 32/T 1893—2011）
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《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）
3.2 参考文档：
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档案管理软件功能设计要求暂行规定（国家档案局2001年6月5日发布）
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电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号，2003年7月28日发布）
l
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号，2006年9月19日发布）
l
电子文件管理暂行办法（中办国办 厅字(2009)39号）
l
国家档案局办公室关于征求《专业档案类目体系表（征求意见稿）》意见的通知（档办[2011]101号）
l
电子文件归档与管理办法（苏档发[2005]6号）
l
电子文件管理细则（试行）（苏办[2010]58号）
l
南京市电子文件归档与管理暂行规定（宁委办发[2008]21号）
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南京市实物档案管理办法（宁档[2006]37号）
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南京市数码照片档案管理规范（暂行）（宁档[2006]78号）
l
南京市档案馆专题目录数据格式
4.基本原则
4.1 文档一体原则：保证在不同信息系统中形成的应归档电子文件，能及时、完整地进入数字档案室。
4.2 馆室一体原则：保证在数字档案室中形成的电子档案，符合同级数字档案馆进馆要求，并能通过在线或脱机的方式定期向档案馆移交。
4.3 安全原则：建立健全必要的工作制度，重视安全技术和设备应用，加强安全管理，确保数字档案室管理的各类文件及档案数据在应用、存储和传输过程中的安全。
5.基础业务
5.1 电子文件归档
5.1.1 文书档案的归档范围和保管期限，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。
5.1.2 电子文件的归档内容，应包括与纸质文件内容相对应的电子文件、电子办文单及元数据等。
5.1.3 电子文件的数据结构和归档格式，应符合相关技术标准要求；暂时未制定标准的，应选择开放或主流的格式标准。
5.1.4 对于本单位形成的各类业务文件，要按照国家档案局《专业档案类目体系表（征求意见稿）》进行归类，实时或定期归档为专业档案。
5.1.5 对于实物、照片及音视频文件，要按照相关标准规范实时或定期归档为实物档案、照片档案、声像档案等电子档案。
5.1.6 对于上述各类文件的归档管理，如有国家、省相关标准的，要按照标准执行；没有相关标准的，应按照相关规定执行。 5.2 电子档案保管
5.2.1 在建立相应的管理机制、工作流程、技术保障措施的基础上，确保电子档案内容的安全保管；属于国家秘密级以上的电子档案保管，应按照国家有关规定进行管理。
5.2.2 对电子档案相关数据，应根据数据的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的备份策略，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术方式定期进行备份；在使用脱机载体进行备份时，脱机载体的制作、选择和保管，应参照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T l5-95）、《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）等相关标准。
5.3 电子档案封装及移交
5.3.1 数字档案室应实现向国家综合档案馆移交各类电子档案的功能。
5.3.2 移交的方式应包括在线移交和脱机移交。在线移交须通过电子政务网上传移交内容，脱机移交须定期把移交内容存储在光盘载体上向档案馆移交。
5.3.3 数字档案室向国家综合档案馆移交的内容，应包括档案目录数据及与之相对应的电子封装包（EEP）。具体要求应参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）等相关标准。 5.3.4 数字档案室移交的内容应由档案员和分管领导使用数字证书（个人/单位证书）进行数字签名。选用的电子签名服务及其认证证书应符合《电子认证服务管理办法》等国家相关规定。其电子签名的验证环境及相关技术资料、数据应与档案一并移交，以便此类文档能够长期可读和提供利用。
5.4 电子档案利用
5.4.1 对实现数字化的档案，应按权限及时提供利用。
5.5 建立档案借阅登记和利用效果登记台帐等。
6.网络环境
6.1 数字档案室运行的网络，应与互联网实行物理/逻辑隔离。
6.2 数字档案室应在保证安全的前提下，部署在应归档文件资源相对丰富的网络环境中。
6.3 数字档案室所在网络与不同安全等级的网络之间需交换数据时，应按经协商的交换标准，通过移动存储介质进行数据交换。
7.硬件设施
7.1 数字档案室应配备必要的硬件设施。主要包括：计算机、专用服务器、移动存储设备、有自动进纸功能的中/低速扫描仪、光盘刻录机、不间断电源等。
7.2 有条件或有需要的单位还可考虑选配：有自动进纸功能的高速扫描仪、磁盘阵列设备、双机热备服务器、磁带机等。
8.系统软件
8.1 操作系统：应选择与硬件环境相匹配的主流操作系统。
8.2 数据库系统：应选择能满足数字档案室性能要求、适应本单位信息化总体规划、技术成熟、后期维护有保障的数据库管理系统。
9.应用软件
9.1 电子文件归档管理：文书类电子文件元数据应按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）执行，必须确保具有上述标准中的必选元数据和满足相关条件的条件选元数据，其他元数据应根据需要尽量补全。归档电子文件内容、元数据和有关资料应能在保证安全的前提下，通过在线或脱机的方式，从单位OA系统实时或定期进入电子文件归档管理状态，并进行真实、完整、有效性方面的鉴定、检测。其他各类归档业务文件也应能通过在线或脱机的方式，从单位业务系统实时或定期进入归档管理状态。应实现对收文、发文、会议文件、各类业务文件、实物、照片、音视频文件及其他材料等各类电子文件进行登记、查询、借阅、统计、预归档等辅助功能。
9.2 电子档案管理：各类电子档案应当按照文件主题、存储载体、涉密程度、安全等级、形成时间、保管期限和相关管理要求进行分类整理，建立目录数据库和全文数据库，提供检索途径。应实现档案及资料的著录、整理编目、借阅、编研、统计、鉴定划控、目录数据和全文数据检索、库房管理等功能。 9.3 电子档案封装及移交：应根据相关标准实现对电子档案的电子签名和封装等功能，并能与综合档案馆实现在线或脱机移交。
9.4 电子档案利用：在保证安全的前提下，方便快捷的对本单位工作人员提供符合其规定权限的各类档案的利用和服务功能，其方式可考虑通过与服务对象的信息系统进行集成实现，也可与服务对象的信息系统通过链接及单点登录实现。基本功能应包括：非在线查阅和登记、在线查阅及审批、查阅台帐管理等。
9.5 系统管理：应包括部门和用户管理、应用权限控制、档案和文件的类目管理、数据导入导出、报表管理、字典维护、密码管理、数据安全管理及日志管理等功能，实现系统的有效管理和定期备份。
9.6 其它：可根据需要自行设计并实现其它管理功能。
10.档案数字化
10.1 基本要求
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根据相关规范和要求以及本单位的实际情况制定符合上级行政及业务主管部门要求的数字化规范及实施计划。
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涉密档案原则上不进行内容的数字化处理。
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存量档案的批量数字化，在保证安全的前提下可采用外包方式进行。
10.2 目录数字化
10.2.1 依据标准：
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现行文书档案文件级目录数据、现行文书档案案卷级目录数据、照片档案目录数据及会计档案目录数据按照现有标准执行。
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其它专业档案目录数据：参照《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）及市档案局根据各专业管理规范和要求制定的目录数据格式，垂直管理的机关单位可以依据系统内上级部门各专业档案的管理规范和要求以及综合档案馆的进馆要求制定。
10.2.2 范围：完成本单位室藏全部档案的案卷级、文件级目录数字化。 10.3 纸质档案数字化
10.3.1 依据标准：按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）和《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.3.2 范围：2011年创建数字档案室的单位，要完成2006年以来的室藏档案数字化；2012年创建数字档案室的单位，要完成2005年以来的室藏档案数字化；以此类推。
10.4 照片档案数字化
10.4.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.4.2 范围：完成本单位室藏全部照片的数字化。
10.5 实物档案数字化
10.5.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.5.2 范围：完成本单位室藏全部实物档案的数字化。
10.6 多媒体档案数字化
10.6.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.6.2 范围：完成本单位室藏全部多媒体档案的数字化。
11.数据安全
11.1 按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立信息内容安全保密防护体系，实行严格的安全保密管理。
11.2 指定专人负责档案数据的维护与管理，定期对档案数据的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，每年不得少于一次，发现问题及时记录并处理。
11.3 数据归档入库前，应对数据的真实性、完整性和有效性进行必要的鉴定，确认达到要求后，才可正式入库保管。
11.4 归档入库后的档案数据，原则上不能进行删、改操作。数据确有错误的，在删、改时应由应用系统形成必要的日志以备查证。
11.5 对正在运行的应用系统和数据，应采用必要的技术策略和措施，实现在线的应用备份和数据备份；同时，必须定期对数据进行脱机备份，并使用专用的电子文件柜保存脱机载体。
11.6 档案数据运行的软硬件环境、存储载体等发生变化，可能影响其效果或安全时，应当及时将其迁移、转换。
11.7 反映档案数据保管利用过程的相关信息应当记录和保存。
12.系统安全 12.1 应在《中华人民共和国保守国家秘密法》和本单位保密规定的指导下实施数字档案室的建设。
12.2 应根据需要加强应用系统对访问的安全控制，保证信息的使用、存储、传输安全。应防止越权访问，以及防止因偶然或恶意的原因使系统遭到破坏、更改、泄露。
12.3 应采用国家有关主管部门审验通过的正版查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。
12.4 应根据实际需要采用通过安全资质认证的网络安全设备，采用信息保护、访问控制、责任认定等技术，对网络中可疑的访问进行记录、跟踪，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。 12.5 应定期对系统漏洞进行扫描，主动查找并升级各种设备存在的漏洞，避免可能引起的破坏。
12.6 有条件的情况下，应该通过政府CA或本单位的CA，采用数字证书技术，实现对各种用户身份的有效鉴别，确保用户身份的合法性
13.制度建设
13.1 建立本单位电子文件归档制度，明确电子文件归档范围、归档程序、归档方法及开放范围等。
13.2 建立本单位电子档案管理制度，明确规定电子档案维护管理的职责和要求等。
13.3 建立本单位电子档案移交制度，明确规定电子档案的移交范围和程序等。
13.4 建立本单位电子档案利用制度，明确规定电子档案网上利用权限的划分标准，电子档案的利用范围等。
13.5 建立本单位档案数据安全保密制度，明确档案安全管理工作责任。
13.6 各单位还可根据本单位的实际需要，制定与数字档案室相关的其它各项管理制度。
14.施工、监理与验收
14.1 数字档案室的建设，应根据国家有关规定，优先选择具备信息安全服务资质及计算机信息系统集成资质的公司进行施工，并优先选择具备信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。
数字档案室的应用软件系统和数据安全管理，应通过同级或上级档案局的专业验收。
第2篇：档案局档案资源建设工作汇报档案资源是开展档案工作的基础条件，事关档案事业的可持续发展。加强档案资源建设是丰富和完善馆藏结构、服务大局、服务社会、服务人民群众的根本途径。近年来，我们局(馆)依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规的规定，结合本地实际，在抓好正常征集接收工作的基础上，深化认识，制订规范，突出重点，改革创新，档案资源建设得到强势推进。目前，一个门类齐全、内容丰富、形式多样、具有x特色的馆藏档案资源体系初步形成。现将我们局(馆)加强档案资源建设的有关情况，向领导和同行们作一个简要地汇报。
一、深化认识，整体推进
档案资源建设的力度，取决于认识的深度。长期以来，我们局(馆)就把档案资源建设放在事业发展全局性的高度加以考虑，无论是制定长期规划还是年度计划，都把档案资源建设列为重要内容。同时，加强了对县(市)、区档案局(馆)和有关部门档案资源建设的检查、考核力度，做到有计划、有措施、有检查、有落实。近两年来，在局(馆)经费并不宽裕的情况下，我们还争取市财政的支持，安排了专门的征集经费，为档案资源建设提供了较好的经济基础，切实保证了档案资源建设的不断推进。目前，我们的馆藏已达40余万卷(册)，档案门类也从原来比较单一的文书档案为主，扩展到包括文书、会计、科技、声像、实物、电子等档案在内的门类比较齐全，内容比较丰富的档案大家族。
二、制定规范，有序管理
为了依法、规范、有序地推进档案资源建设，近年来，我们局(馆)根据档案法律、法规的规定和有关业务标准，结合工作需要，有计划、有步骤地研究制定了一系列规范性文件，较好地保证了档案资源建设工作的顺利开展。我们重新修订了《x市档案馆收集范围实施细则》;制订了《x市档案馆档案接收暂行办法》、《x市名人档案管理暂行办法》、《破产企业档案管理暂行办法》;出台了《关于加强重大活动档案管理工作的意见》、《关于事业单位改制转企中档案处置的意见》、《关于切实加强乡镇行政区划调整中档案管理工作意见》，其中有些文件由市委、市政府办公室转发，有些与有关机关联合颁发。
上述文件的制定和实施一方面使档案资源建设有了制度保证，同时，也使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为乃至政府行为，有效地聚合了资源建设的力量，加大了档案资源建设的力度。
突出重点，狠抓落实
档案资源建设面广量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必须突出重点。近年来，根据我市经济社会发展和档案事业发展的需要，我们着重在名人档案、重大活动档案、破产(改制)企业档案、地方珍贵史料、专门档案等档案的征集接收方面狠下功夫，使档案资源建设较好地落到实处。
1、名人档案征集喜结硕果。我市名人档案征集工作起步较早，市委、市政府高度重视，《x市名人档案管理暂行办法》出台后，我们一方面通过电视、报纸、广播等新闻媒体向社会广泛宣传，另一方面明确征集方向和目标，千方百计地与名人取得联系。经过不懈地努力，名人档案的征集工作取得了可喜的成效。目前，我们馆已建立名人档案近200个全宗，其中包括杨乐、黄耀曾等31位x院士的档案，奥运冠军李菊、黄旭的档案和著名中医朱良春、著名作家丁芒、著名书画家仲贞子等知名人士档案。名人档案的建立，较好地丰富了馆藏，为我市构筑人才高地提供了较为丰富的信息资源。
1、以举办大型档案展览为契机，加大接收和征集工作的力度。近年来，我们局(馆)先后举办了《党和国家领导人与x》、《党和人民群众心连心》、《在希望的四野上》、《x历史文化展示中心》等多个展览，在挖掘馆藏的基础上，我们组织力量，集中开展有针对性的征集工作，征集到大量图片资料，现在，已建立了内容比较丰富的图片资料库，为形象生动地宣传x和档案事业的发展奠定了良好的基础。
2、建设视频实时接收系统，同步接收视频档案。最近，我们局(馆)加强档案资源建设的新举措——视频实时接收系统正式投入使用，用现代化的手段开展声像档案的收集工作。视频实时接收系统可以即时采集x的地方新闻、重要电视节目等信息资源，经过整理归档，我们已开始建立视频档案数据库，努力为党和政府以及社会公众提供高效便捷的服务。
3、创建目录数据库，加强电子档案资源建设。XX年，经市委、市政府同意，我们局(馆)着手启动x市档案目录中心的建设，集中储存全市建国前各种历史档案以及建国后党政机关、社会团体和企事业单位形成的档案目录，以实现档案资源的共享。同时，要求各县(市)、区档案馆和市级机关档案室分别建成本地区、本系统的目录分数据库，与市档案目录中心联网。目前，目录数据库已拥有文件级目录200多万条，我市的电子档案资源建设取得了可喜的成绩。
以上是我们局(馆)在加强档案资源建设方面所做的主要工作，我们虽然取得了一定的成绩，但是，对照改革发展的新形势，对照省局的要求和兄弟局(馆)档案资源建设中的先进经验，我们的工作还存在较大的差距。我们将以这次会议为新的契机，进一步拓宽工作思路，更新理念，创新方法，狠抓落实，推动和促进我市档案资源建设再上新台阶!
第3篇：档案建设工作情况汇报档案建设工作情况汇报
根据档案建设检查工作精神，我局集中开展了档案建设整理工作，现将档案建设情况汇报如下：
一、基本情况及现状：
１、基础设施情况。为了加强档案管理工作，我局档案室现有专用库房X间，阅档室X间，面积X多平方米，密集架X组共XX节，档案柜X节，配备了微机、打印机、碎纸机、切纸打孔机等设备，窗户均安装了遮光窗帘。
２、档案资料现状。档案室现有存档近12000卷，其中XX档案XX多卷，XX档案XX多卷，XX档案XX多卷。XX档案XX多卷。
３、档案管理组织机构。成立了由局主要领导任组长的档案管理领导小组，分管局长督促抓，股室负责人亲自抓，档案管理员具体抓的档案管理网络。有档案管理机构体系，有档案专用库房和现代化装备，有档案规章制度，有适用的检索工具，对库存档案基本上录入微机，实行了微机管理。
二、存在的主要问题：
目前，档案管理工作还存在一些困难和问题，一是因日常工作任务繁杂，又缺少专职的档案管理人员，使近十多年个人档案归档不及时，给档案管理工作带来一定的影响；二是所有档案未按要求使用中组部统一印制格式的干部档案夹，仍使用简易的纸质档案袋存档；三是新办公楼刚刚启用，档案库房内应配备的除湿、防蛀、防火、防高
温等设施需要添置。
三、下一步工作措施：
针对这些问题，主要采取的措施：一是立即从XXXX组织抽调人员集中归档整理，现抽调XX人已经全部到位，正加班加点按照上级要求归档整理档案。这一轮归档整理结束后，今后将定期组织抽调人员对新发生的档案材料及时进行归档整理，并进一步完善微机管理中的档案信息；二是进一步增加投入，添置所需的各种设备，使库房设施符合档案库房的基本要求。并对档案工作人员加强业务培训，以提高档案管理工作的信息化管理水平。
我局档案管理工作将在上级组织部门的指导和帮助下，克服困难，开拓创新，使人事档案工作不断向规范化、标准化、科学化迈进，树立争先进位意识，努力促进档案管理工作达标升级。
第4篇：干部人事档案工作情况汇报XX县委组织部
干部人事档案工作情况汇报
近年来，XX县委组织部在干部工作中严格贯彻执行《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部任用四项监督制度》及《干部档案工作条例》等制度，强化干部人事档案规范管理，不断提高干部档案管理质量和水平，为县委选任干部提供了细致、准确的干部信息，特别是在2010年以来的县、乡换届工作过程中，XX县委组织部以此为契机，把档案审查作为干部选拔任用的重要程序，对干部的“三龄两历一身份”（年龄、工龄、党龄；学历、工作经历；干部身份）严格按照政策进行认定，并将认定结果作为提拔使用的重要依据，充分发挥干部档案审查在减少选人用人失察失误方面的重要作用，进一步提高了干部信息的准确性、干部考察工作的质量和干部人事档案的管理水平。
一、干部人事档案管理情况
干部人事档案工作是干部管理工作中最重要、最基础的部分，作为干部人事档案管理的主管部门，XX县委组织部认真贯彻中组部《干部档案工作条例》、《干部档案目标管理暂行办法》及省委、市委组织部干部档案工作精神，从实际出发，大力加强基础设施建设，建立健全规章制度，同时加强对人事、教育等管档单位的督查指导，使我县的干部人事档案工作逐步向制度化、规范化和科学化迈进，为实现目标化管理奠定了良好的基础。
从组织领导上说，成立了由组织、人事、教育有关人员组成
的干部人事档案管理工作领导组，定期研究干部人事档案管理工作中出现的问题，及时采取有效措施，着力提高干部人事档案管理水平。其次，在县直八大口和乡镇建立档案材料收集网络，由专人负责，层层落实了责任，确保干部档案材料能及时、完整地送交组织部档案室，为做好干部人事档案整理工作奠定了良好的基础。
从基础建设上说，投入力度大，基础设施齐备，为档案管护奠定了良好基础。按照档案管理相关规定，基本做到了库房、阅览室、办公室“三室”分开，存放、阅览、办公属地明确，铁窗铁柜、窗帘、温湿度表、灭火器、防腐防虫物品等“六防”措施一应到位。同时，更新了干部档案管理专用微机、添臵了打印机等设备，硬件设施基本能够满足档案管理工作需要。
从日常管理上说，档案管理实现制度化、流程化，使档案工作做到了有章可巡，有制可依。建立和完善了干部档案《收集制度》、《鉴别制度》、《检查核对制度》、《查（借）阅制度》、《归档制度》等档案管理八项制度，并将干部人事档案接收、转递等过程以流程图的方式固定下来，严格按照流程执行，同时规范了干部人事档案管理工作台帐，查借阅档案、转递档案、接收材料都严格按照规定审批并登记在册，做到“入有来源、出有去向，查有记录”，尤其是对重点环节加大管理力度，如在接收新形成的学历、学位材料时，我们坚持先验证学历、学位证书再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案；对因审查、更
改参加工作时间、晋升职称、转户等原因需要查阅干部档案的，严格执行查阅档案审批制度，要求查阅人员必须是两名中共党员，在填写《查阅干部档案审批表》后，按干部管理权限由单位分管领导审批后方可查阅；在干部档案接转时，填写干部档案转递通知单，并填写相关的登记表，转出档案半个月内回执未退回的及时进行催要，从而使干部档案工作的每一个环节都有了制度的约束和保障。
二、“三龄两历一身份”管理具体措施及建议
近年来，我们以干部人事档案目标管理升级达标为契机，对在职干部的档案认真进行审核，对干部的“三龄两历一身份”严格按照政策作出了认定。
一是加强组织领导。为了确保档案内容的真实可靠，我们制定了审核认定工作方案，同时召集人社局、教育局等部门负责人及档案管理员召开了专题工作会议，充分认识开展“三龄两历一身份”信息审核工作的重要意义、作用、工作目标和时限要求，并抽调档案业务骨干组成认定小组，严格按照干部人事档案管理的有关规定进行审核认定工作。
二是细致审核材料。对干部档案材料逐张逐页进行了审核，填写《干部档案审核摸底表》，重点针对档案材料是否齐全、完整，内容是否客观真实；材料手续是否完备等情况进行审核，把“三龄两历一身份”档案材料真实性、完整性、规范性，作为干部档案工作的重中之重，严格把关，确保每个人每项信息有出处、
有依据，客观真实。
三是严格执行政策。对档案材料中的“三龄两历一身份”信息前后记载不一致的档案一一进行登记，按照政策提出认定意见，特别是对于出生日期涂改的，可以辨认出涂改前原迹的，以涂改原迹认定，涂改后无法辨认原迹的，经与户籍管理部门协同调查取证后，提交部务会研究认定；对在干部身份审核认定过程中存在的疑难问题，特别是针对个别难以界定或没有任何依据的实际问题，详细查阅档案中原始记载及组织人事部门相关材料，在此基础上，由部务会进行逐一商讨认定，确保认定准确无误。
四是完善材料收集。凡涉及档案材料不规范、手续不全的逐一进行登记，并与干部本人进行沟通交接，限期补齐，同时以发放书面通知、电话催交、亲自上门等形式进行收集，认真做好档案缺失材料的收集工作。
建议：
1、建立完善干部任前档案审核长效机制，充分发挥干部档案审核在干部选拔任用中的基础作用。今后对档案有问题、有疑点的干部，暂不进行公务员登记、不调整工资、不办理调动手续、不研究提拔任职，待事实查清后方可办理相关事宜。如发现严重涂改档案材料的问题，由组织人事部门协同纪检部门调查核实，按规定对有关责任人予以严肃处理。
2、加快档案信息化建设步伐，将干部人事档案，尤其是“三龄两历一身份”等重要信息，通过扫描方式录入计算机，从
根本上杜绝涂改和伪造档案等违规行为的发生。
三、贯彻落实省委组织部《实行干部任前档案审核制度的试行意见》的情况
实行干部任前档案审核，是贯彻落实《党政领导干部选拔任用工作条例》的有效措施，对于历史地全面地考察了解干部，加强干部任前监督，有效防止干部“带病提拔”，减少干部任用失察失误具有重要作用。省委组织部出台以干部“三龄两历一身份”为重点、对拟提拔或调整干部实行干部任前档案审核制度以来， 我们迅速行动，组织档案管理人员对在职干部 “三龄两历一身份”进行了再次审核，重点看“三龄两历一身份”认定是否准确，是否符合政策规定。在对所有在职干部档案进行核查的基础上，把近年来新录用的、交流调任的及新提拔的干部作为重点核查对象，通过审查他们的招录、入伍、调任、专业以及学历学位等材料，看有无涂改伪造情况，档案材料是否齐全、手续是否完备、身份是否真实等。截至目前，已对5名干部的“三龄”认定进行了纠错，3名干部的学历认定进行了更正，从而保证了干部档案的严肃性和真实性。
中共XX县委组织部
二O一二年五月
第5篇：干部人事档案情况汇报干部人事档案工作情况汇报
（2012年3月）
为加强干部档案工作，更好地为干部人事工作服务，在省委组织部的精心指导下，在省局党组的正确领导下，政治部认真落实中组部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和省委组织部关于加强干部人事档案工作的一系列要求，采取多种措施，加大工作力度，狠抓基础建设、制度建设、规范化建设，干部人事档案工作取得初步成效。现将有关情况汇报如下：
一、基本情况
省地税局机关现有干部人事档案811份，其中：正本干部档案435份（其中：在职人员档案326，离退休人员97），科级干部备案档案376份。同时，省局还指导各市局干部档案管理工作，16个市局管理在职干部档案12225份，离退休人员档案1815份。省局和11个市局干部档案目标管理达到一级标准，另有3个市局达到二级标准。省地税局被省委组织部评为全省干部档案工作先进单位。
二、干部人事档案管理主要做法
（一）领导重视，把干部人事档案管理工作摆上重要位置。省局党组始终把干部人事档案工作作为系统工作的一项内容，列入工作日程，实行目标管理和年度考核，形成了党组宏观指导，干部人事部门具体负责的干部人事档案管理格局。省局党组书记、局长汪建国同志多次就如何做好干部人事档案工作提出要求，反复强调干部人事档案工作的重要性及实行目标管理的必要性。党组成员、政治部主任郑圣良同志经常听取干部人事档案工作情况汇报，对人事档案工作及时指导，积极帮助解决干部人事档案工作中存在的具体问题。省局政治部按照党组要求，有目标、有计划地部署干部人事档案年度工作、拟订远期规划，并认真抓好落实，每逢召开系统干部人事工作会议，不忘讲人事档案工作；下基层检查工作，不忘检查人事档案工作；年度工作安排不忘干部档案工作；年度工作考核不忘干部档案指标。重视档案工作的投入和人员配备，在人手紧张的情况下，政治部专门明确1名干部管理干部档案；在办公条件不宽裕的情况下，专门设臵了干部档案库房、阅档室，总面积50多平方米。并加大对干部档案管理的经费投入，配备了档案柜、防盗门、灭火器、温湿度表、除湿机、中央空调以及计算机、打印机、切纸机、打孔机等。
2 通过这些措施，有力地推进了干部人事档案工作的顺利开展。
（二）完善制度，不断提高干部人事档案工作管理水平。近年来，省局先后制定了《安徽省地税系统干部档案管理暂行办法》、《关于加强地税系统干部人事档案工作的意见》等，还建立了查（借）阅、资料收集、检查核对、鉴别归档、干部档案转递、保管保密、人员职责等八项档案管理制度，并做到制度上墙，充分发挥指导和监督作用。在日常管理上，严格按照档案管理制度和程序办事，严格使用《干部档案转递通知单》、《干部档案接收登记表》、《干部档案转出登记表》、《干部档案材料接收登记表》、《干部档案材料转出登记表》、《干部档案销毁登记表》、《干部档案审核登记表》、《查（借）阅干部档案审批表》等各种登记表簿，做到了收转有登记，查借阅有手续，管理有章法，工作有条理，保证了干部人事档案工作的规范性和严肃性。
（三）规范管理，切实保证干部档案收集整理工作的质量。为规范干部档案管理，在日常管理中，严格按照“全”、“细”、“严”的要求，认真做好收集、整理、审核和管理等工作。采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合的方法，做好材料的全面收集。在整理中，力求细致，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。在材料鉴别上，严格把关，注重真实性；在材料分类上，注
3 重准确性，做到卷卷档案分类准确无误、内容齐全，保证了档案收集工作的及时性和完整性，使干部人事档案的整体质量有了明显提高。加强干部档案日常管理，防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位。
近年来，我们还加大工作力度，狠抓干部人事档案的审核和达标升级工作。为抓紧做好这方面的工作，2006年，省局在税收任务重、人员紧张的情况下，从有关市局抽借了6名同志与政治部同志一起用了半年时间，对全部档案进行了认真细致的审核与整理，为保证审核质量，专门对抽借人员进行了短期业务培训，对审核中发现的缺少或手续不完备的材料，及时通知有关单位或部门在规定时间内补充补全，整理后的人事档案卷宗基本达到了内容完备、分类准确、编排有序、裱糊平整、目录清楚、装订美观的要求。各市地税局也开展了集中审核整理干部档案工作，14个市地税局干部人事档案通过验收得到达标升级。
（四）加强利用，充分发挥干部档案资料的服务作用。干部人事档案工作的最终目的，就是更好地为干部人事工作提供利用，充分发挥干部档案作用。一是为干部的入党、出国、调动、升学、福利待遇、办理退（离）休等日常性工作服务。二是为干部选拔、任用提供准确信息。利用干部任免表编辑器，建立了各市地税局处级干部和省局机关干部任免审批表库，为准确选人用人提供服务。三是为处理历史遗留
4 问题提供准确的资料。需要说明的是，在发挥干部档案使用作用中，我们注意坚持干部档案使用原则，坚持做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，无调动通知不转，不明接收单位不转。
（五）加强指导，推动干部人事档案工作整体上台阶。为提升全省地税系统干部人事档案管理工作整体水平，加大力度，加强指导，省局下发了《关于进一步做好地税系统干部人事档案工作的意见》，对加强档案工作的领导、档案基础设施建设、开展档案审核工作、健全档案管理制度、全面实施档案达标等五方面提出了具体要求。省局政治部还经常到各市局检查了解干部人事档案工作情况，发现问题，及时帮助解决。同时，为加强系统干部档案人员业务素质，定期组织系统干档人员参加省局或省委组织部组织的档案人员培训班进行业务学习，为系统专职档案管理干部订购干部档案工作业务书籍，不断提高其业务能力与综合素质。为实现干部人事档案管理现代化，省局要求各市局配臵干部人事档案专用计算机，逐步建立干部人事档案信息库，并统一配发了省委组织部提供的干部人事档案管理软件，促进了系统人事档案工作。
三、干部人事档案审核自查情况
省委组织部下发《关于全面开展干部人事档案审核工作的通知》（组通字„2011‟50号）和《关于开展全省干部人事档案工作检查的通知》（组通字„2012‟5号)后，我局高度重视，我们主要开展了如下工作：
（一）认真部署。先后下发了《转发关于全面开展干部人事档案审核工作的通知》（皖地税党组[2011]98号）和《转发关于开展全省干部人事档案审核工作检查的通知》（皖地税函[2012]111号）；举办了《全省地税干部人事档案审核工作培训班》，编印了培训讲义，进行了专门培训；在2011年底全省人事工作务虚会和2012年3月全省干部人事工作会议上提出了加强干部人事档案审核自查工作要求，对全系统干部人事档案审核工作和迎接检查工作进行了全面部署。
（二）认真开展省局机关干部人事档案审核自查工作。工作开展中，一是三个明确，即：思路明确。按照有关文件制定切实可行的工作方案，明确档案管理工作中的程序步骤。重点明确。主要围绕重点内容，收集、充实相关材料，全面审核干部人事档案。目的明确。积极搞好干部人事档案审核自查工作，为全面推进档案制度化、规范化、科学化管理，更好地为干部人事工作服务。二是三个到位。即：确保人员到位。为按期保质保量完成档案审核工作，专门抽调工作责任心强、有一定档案工作经验的干部，协助档案审核自
6 查工作，同时发动各部门力量，全面收集档案材料，主要有年度考核表、部分人员的工资调整表、职务变动表、学历学位审核表和各种奖励材料。确保审核到位。在审核工作中，逐卷审核查看，对照目录和个人填写的相关内容等查漏补缺，并逐项进行记载。严格按照《干部档案整理工作细则》要求，耐心细致地整理装订每一份材料。确保时间到位。档案管理工作人员除了确保在正常上班时间之外，休息时间加班加点，确保按照进度顺利完成。三是把好三关。即：把好 “材料关”，在档案材料的收集上，力求做到一个“全”字，认真做好档案材料的全面收集工作。把好“质量关”，突出抓好鉴别审核。把好“真实关”，对收集到的每一份材料进行仔细鉴别，查漏补缺，确保每一份材料的真实性。
（三）审核自查结果。按照省委组织部要求，省局机关对照《干部人事档案审核验收评分标准及处理办法》，逐卷审核、自查、纠正，对430名共435卷（其中：省局189名在职干部190卷、市地税局136名处级干部136卷、离退休人员95名97卷、8名10卷死亡人员等干部人事档案进行了审核自查，收集、补充归档材料200多份、照片325张。全省地税系统从1月份开始抽调专门人员利用3个月的时间，对系统所管理的14582卷档案进行了认真的审核自查，补充归档材料36946份。全省地税系统将在4月底前全部完成干部档案审核自查工作。
7 此次干部人事档案审核工作，全省地税系统强调的“单项否决”问题，作为审核、自查、纠正的重点。将干部档案“三龄一历”、《公务员登记表》、学历、职称及干部任免材料、2006年工资套改表、年度考核登记表等材料是否归档作为此次审核自查的重点。对干部档案中涉及的165人的干部出生时间、6人的入党时间、10人的参加工作时间和26人的工作经历等信息前后记载不一致的，严格把关，按照有关政策规定予以重新确认，并将确认材料及时归入本人档案，确保档案材料的完整、齐全、真实和信息准确无误。
总之，我局在干部人事档案管理工作方面，做了一些工作，但与上级的要求还有一定的差距，主要表现在：共性问题是，全省地税系统包括省局机关干部人事档案信息化管理水平不高；个性问题是：人事档案工作发展不平衡，有2个市地税局（阜阳、池州）干部人事档案还没有申请达标验收；有个别管档单位部分干部档案质量不高，干部人事档案材料收集渠道不畅，材料收集不全，集中反映在：1997年至2003年期间，少数干部档案中缺少干部任免审批表和考察材料；少数干部的学历毕业证书遗失；少数公务员登记表信息不够准确；一些干部奖励材料归档不全，获奖证书找不到，其复印件无法提供；对死亡人员信息掌握不及时，以致未及时将其讣告、悼词、生平简介归入本人档案等。我们将以此次干
8 部人事档案审核自查为契机，进一步加大干部人事档案工作管理力度，坚持高标准严要求，着眼提高，加强对系统的指导，加强干部档案日常管理工作；着眼长远，加强干部人事档案信息化、数字化建设，努力使地税系统干部人事档案工作再上新的台阶。